Succesul stă în eficientizarea timpului

30.10.2013

Managementul timpului și metode prin care economisești timp.

“Timpul nu se cumpără” este o zicală pe cât de veche pe atât de adevărată. Timpul însă se poate câștiga, cu ajutorul câtorva modalități la îndemâna oricui și cu puțin autocontrol.

S-a demonstrat în nenumărate studii faptul că timpul la locul de muncă este principala sursă de stres. Nemulțumirea profesională este cauzată de lipsa timpului, de termene mult prea strânse sau de proiecte complexe ce trebuie terminate cât mai repede. Aceleași studii arată și faptul că stresul provocat poate duce de multe ori la probleme grave de sănătate: de la îmbătrânirea prematură, la hipertensiune sau chiar nivel crescut de colesterol.

Programul prelungit pentru o perioadă lungă de timp, cu scopul de a finaliza proiectele ce trebuie terminate nu duce în timp decât la un nivel de stres mai ridicat. Un orar care nu este fix, alături de dereglări de somn sau lipsa deconectării conduce pe moment la finalizarea sarcinilor, fiind o soluție la îndemână, dar odată cu trecerea timpului stresul și sănătatea precară conduc la probleme importante.

Managerii care duc lipsă de timp sunt rezultatul unei slabe organizări, iar asta va avea drept efect o îndrumare defectuoasă a subordonaților și deci la eșecul unei afaceri.

Specialiștii în resurse umane spun că cele mai grave greșeli în managementul timpului sunt:

  • Reducerea timpului dedicat unor activități importante,
  • Realizarea de mai multe sarcini simultan,
  • Munca rapidă, grăbită,
  • Nerespectarea unui program strict de muncă,
  • Neacordarea de timp pentru decizii importante.

Suntem practic într-un cerc vicios: spunem că nu avem timp pentru anumite lucruri, așadar ne grăbim să le finalizăm pentru a începe altele importante pe care le scurtăm din lipsă de timp. Asta conduce la preluarea a și mai multe sarcini despre care considerăm că le vom finaliza rapid și la nivelul dorit, iar în cele din urmă ajungem de unde am pornit: lipsa timpului.

Nu este deloc ușoară menținerea unui control al timpului, dar este un lucru necesar pentru nevoile noastre. Apelurile telefonice necontrolate, întâlnirile neașteptate, ședințele lungi sau lipsa planificării stricte sunt doar câteva dintre motivele pentru care ajungem la lipsa timpului, așadar mai jos avem 10 modalități prin care putem eficientiza timpul la locul de muncă și nu numai.

  1. Existanța unor obiective este absolut necesară, fie că vorbim despre obiective zilnice sau săptămânale. Toată activitatea ar trebuie derulată în jurul acestora, pentru a vă asigura finalizarea cu succes a acestora la sfârșitul termenului impus,
  2. Comunicarea cu toți colegii de birou este foarte importantă. Evitarea întreruperilor frecvente este esențială pentru finalizarea unor sarcini. Pentru întrebări sau planuri comune puteți stabili un orar de întâlniri, asemănătoare unor ședințe zilnice în care toate problemele sunt discutate și rezolvate,
  3. Controlați durata apelurilor telefonice sau perioada de timp pe care o dedicați comunicării cu cei din exteriorul companiei. Este dovedit faptul că verificarea căsuței de mail în mod constant nu este un lucru benefic,
  4. Un plan de lucru zilnic este foarte eficient. Fie că-l realizați cu instrumente speciale dedicate, fie că pur și simplu notați în agendă toate sarcinile pe care trebuie să le finalizați zilnic și pe măsură ce le rezolvați le tăiați din agendă planul de lucru se va dovedi a fi extrem de util,
  5. Fără amânări! Se crede că începerea zilei de lucru cu cele mai grele și de durată sarcini este eficientă, întrucât în prima parte a zilei organismul este mult mai odihnit,
  6. Faceți un experiment pentru a vedea care este ziua din săptămână în care sunteți cei mai activi și în funcție de acest lucru planificați-vă proiectele “grele” în acele zile, vor fi finalizate mult mai ușor,
  7. Prioritizarea sarcinilor se poate dovedi a fi greoaie, dar în final la fel de eficientă în managementul timpului. Unii au tendința de a prelua mai multe sarcini decât pot realiza sau de a prelua și sarcini ușoare, care pot fi finalizate cu succes și de juniorii echipei sau de alți colegi ceva mai puțin ocupați, învățați să acordați încredere și să distribuiți sarcinile atunci când sunt în număr mult prea ridicat,
  8. Eficacitate și apoi eficiență! Sunt anumite sarcini care durează mult prea mult, sarcini ce trebuie realizate, dar care nu au mereu un termen limită și care pot fi amânate până la găsirea unei soluții mai rapide,
  9. Momentele de relaxare nu ar trebui să lipsească. Specialiștii spun că avem nevoie de 5 – 10 minute de pauză la fiecare oră petrecută în fața unui calculator de exemplu. Chiar dacă nu lucrați la un PC, pauzele dese și foarte scurte sunt importante pentru deconectare și găsirea de soluții viabile. De multe ori soluția cea mai simplă este chiar în fața voastră, numai că din cauza stresului acumulat aceasta nu mai este la fel de vizibilă.
  10. Ultimul, dar nu cel din urmă, este învățarea refuzului. Nu contează dacă vorbim despre funcții de conducere sau subordonați, atunci când sarcinile devin mult prea multe pentru a fi finalizate și cantitativ și calitativ refuzul este soluția. Nu ar trebui să vă fie frică să spuneți “nu”, mai ales fiind vorba despre dedicarea timpului unui alt proiect care ajută compania în care vă desfășurați activitatea.

 

Citiți și despre:

  • Care sunt pașii cheie pentru a începe o afacereCare sunt pașii cheie pentru a începe o afacere Etapizarea și analiza – esențiale pentru un start-up de succes. Fără a lua în considerare detaliile birocratice care nu sunt deloc puține la număr, cel puțin în România, atunci când decizia lansării unei […]
  • Cele mai mari greșeli în mediul de afaceriCele mai mari greșeli în mediul de afaceri Deciziile neinspirate au loc și în cadrul companiilor multinaționale. Se spune că greșelile sunt inevitabile și că atâta timp cât cineva învață din acestea ele vor avea un rezultat pozitiv pe termen lung, […]
  • Formarea continuă, o necesitate pentru angajați și companiiFormarea continuă, o necesitate pentru angajați și companii Investițiile în angajații unei companii sunt de fapt investiții directe în viitorul companiei. După o perioadă în care atât marile companii, cât și cele medii sau mici au încercat  să taie fondurile pentru a […]
  • Cum realizezi un plan de afaceri eficient?Cum realizezi un plan de afaceri eficient? Pașii necesari care garantează succesul unui business. Antreprenorii la început de drum, dar și cei care au deja experiență relevantă în business știu că pentru a asigura un start eficient la orice afacere […]
  • Noile tendințe în procesul de recrutare al angajațilorNoile tendințe în procesul de recrutare al angajaților Odată cu dezvoltarea mediului online, selecția de noi salariați este mult mai transparentă. Vremurile în care anunțurile cu posturi vacante erau doar la sediile agențiilor de muncă regionale și, în cel mai […]