Care sunt pașii care trebuie urmăriți pentru ședințe de lucru eficiente. Una dintre marile probleme ale managerilor din marile corporații 

este legată de ședințele dese și care, de cele mai multe ori, sunt și foarte lungi. Pe de o parte, toate ședințele din companii sunt importante, întrucât cele mai mari decizii se iau în urma acestora. De cealaltă parte însă, mulți angajați sunt de părere că ședințele nu sunt tocmai constructive, ba chiar că le scurtează timpul atât de prețios pentru toată lumea.

Care este primul pas pentru un manager care dorește să organizeze o ședință constructivă, care să se finalizeze cu răspunsul la întrebările de pe ordinea de zi și ce nu lasă senzația că a fost un timp irosit? Primul pas este decizia cu privire la ce tip de ședința va fi. Există ședințe de tip discuție, altele în care se încearcă găsirea unei soluții viabile la o anumită problemă, unele pentru a adăuga valoare companiei și, nu în ultimul rând, ședințele de tip discuție, care se întind pe o perioadă mai lungă de timp. Informarea celor care trebuie să fie prezenți la întrunire și cu privire la tipul ședinței este esențială, astfel că aceștia se vor putea organiza din timp și vor reuși să se pregătească înainte de ședință. La finalul ședințelor însă, toată lumea așteaptă un sumar al deciziilor rezultate, așa că nu uitați să trimiteți tot pe mail cele mai importante concluzii.

Nenumărate studii arată că oamenii lucreză mai bine și sunt mai receptivi în a doua parte a zilei. Cu toate acestea, din păcate, cele mai multe dintre ședințe sunt stabilite mai mereu în cursul dimineții, adică în perioada zilei în care toată lumea răspunde la mail-urile primite, angajații își stabilesc prioritățile și planul pentru întreaga zi, se discută despre planuri și se livrează rezultatele promise cu o zi înainte. Cu alte cuvinte, stabilirea unei ședințe de dimineață în condițiile în care aceasta se poate amâna pentru a doua parte a zilei nu face nimc altceva decât să dea peste cap programul angajaților, în timp ce aceștia se gândesc oricum la task-urile pe care le au și nu sunt atenți 100% la punctele principale discutate în cadrul întrunirii.

O altă greșeală majoră pe care o fac managerii este legată de ședințele ad-hoc, pe holuri, la cafea sau în biroul unui angajat fără ca acesta să fie anunțat în prealabil pentru a-și stabili programul în funcție de întruniri. Pe lângă faptul că oamenii sunt tensionați și nu știu la ce să se aștepte în cadrul unor astfel de ședințe, acestea se finalizează de cele mai multe ori cu decizii luate rapid, care să nu lungească și mai mult ședințele neaunțate. În plus, în timp, s epot crea tensiuni și nemulțimiri din partea unor angajați care pot crede, pe bună dreptate, că timpul lor nu este destul de prețios pentru angajatori încât să fie anunțați din timp și consultați cu privire la programul lor.

Anunțarea participanților prin mail se dovedește de cele mai multe ori a fi cea mai eficientă. În primul rând toți primesc mesajul legat de ședință rapid, în al doilea rând informațiile rămân scrise și, deci, nimeni nu poate înțelege greșit ceva și nu în ultimul rând dacă se solicită o confirmare a prezenței organizatorul ședinței se asigură că toți cei care trebuie să își dea cu părerea cu privire la un anumit aspect o vor face în timpul întrunirii.

Structura unei ședințe de succes

.

.

Este recomandat ca în informarea cu privire la ședință să fie trecute și subiectele care vor fi abordate pe ordinea de zi a întrunirii. Astfel oamenii își pot “face temele” din timp și pot veni la întrunire deja pregătiți.

Prima parte a ședinței este recomandat să fie destinată discuțiilor libere, pentru a destinde atmosfera și a ajuta participanții să fie relaxați. Cum cel care a chemat oamenii la ședință este coordonatorul acesteia, el va fi cel care va prezenta ordinea de zi și care va puncta toate lucrurile ce vor trebui discutate pe rând până la concluziile finale.

În cazul în care deciziile finale se lasă așteptate, este recomandat ca în întruniere să rămână doar cei direct implicați, care au putere de decizie în ceea ce privește problema. Este obositor și deloc constructiv pentru toți cei chemați să rămână într-o ședință care pare să nu se mai termine. Se poate încerca și împărțirea ședinței pe grupuri, tocmai pentru a fi una cât mai eficientă. Fiecare grup discută și rezolvă o anumită problemă, iar la final se ține o ședință doar cu reprezentanții acestor grupuri care anunță concluziile.

Se recomandă chiar să existe un plan cu ordinea pe ședință, în funcție de prioritățile discuției. Cu ajutorul acestuia sunt puține șansele ca cei prezenți să discute pe marginea temelor impuse și dezbaterile vor rămâne unele legate exclusiv de ceve de pe ordinea de zi.

Durata optimă și excepții

Sunt cazuri într-o companie în care durata ședințelor să fie de două, trei, uneori chiar și cinci ore. În tot acest timp nu doar că atenția celor prezenți este de mult timp pierdută, dar se și pierde timp prețios care poate fi folosit în altă modalitate de către cei prezenți. În cazuri excepționale, în care ședințele durează mai mult de o oră este recomandat să existe o pauză de cel puțin 15 minute și cei prezenți să fie anunțați înainte cu privire la importanța discuțiilor și lungimea ședinței.

În orice alte cazuri durata optimă este de 45 de minute, spun specialiștii. Acest timp este unul suficient cât să fie luate decizii, dar nu va schimba sesizabil programul și prioritățile angajatului din ziua aleasă. În plus, tot ceea ce este discutat în aceste 45 de minute sunt informații care vor rămâne în memoria tuturor, întrucât toată lumea se poate concentra în această perioadă la o discură discuție fără întreruperi.

La final, regula de aur este evitarea organizării unei ședințe doar pentru că este deja cunoscut în organizație că într-o anumită zi a săptămânii sau în fiecare dimineață toată lumea se adună la întrunire. Nu sunt eficiente nici din punct de vedere al timpului și cu atât mai mult din prisma viitorului companiei.