Cum crești productivitatea angajaților și elimini pierderile, printr-un stil de management competitiv. Indiferent de situația economică a unei companii, orice manager dorește să îmbunătățească eficiența echipei  existente, iar rezultatele să fie mai bune decât în trecut. Problemele apar însă atunci când nu există bugete destinate dezvoltării echipei sau a proiectelor ori pentru a suține implementara de idei de succes.

Există însă stiluri de management performante, care rezolvă problemele bugetelor, iar unul dintre cele mai cunoscute și apreciate este Kaizen, metodă care a început să fie una utilizată și de oamenii de afaceri din România.

Scurt istoric

Kaizen este o metodă de management care provine din Japonia, dar ce poate fi utilizată în orice aspect al vieții și nu doar la locul de muncă.

Pentru prima dată, metoda a fost folosită în companiile japoneze după al Doilea Război Mondial, iar odată cu trecerea timpului din ce în ce mai mulți jucători de business importanți au apelat la principiile de bază pentru a crește productivitatea angajaților. Unul dintre cele mai concludente exemple este compania Toyota, care crește și se dezvoltă constant utilizând metoda Kaizen.

Pionierul acestei metode este profesorul Masaaki Imai, care a făcut primii pași în această filosofie la doar 26 de ani, în 1950. Împreună cu mai mulți oameni de afaceri din Japonia, Masaaki monitoriza la acea vreme companiile americane, pentru a descoperi secretele care pot crește competitivitatea și performanța unei societăți. În anii 1980, Masaaki a prezentat managerilor americani metoda Kaizen, iar în 1985 a fost fondat KAIZEN Institute Consulting Group (KICG), instituție care ajută afaceri din orice sector al economiei să crească, folosind metoda Kaizen. Ulterior fondării institutului, mai exact un an mai târziu, Masaaki a lansat cartea “KAIZEN – Cheia către succesul competitiv japonez”, un volum ce s-a dovedit un real succes în rândul oamenilor de afaceri din întreaga lume.

Cum funcționează

Pentru a fi eficientă, metoda Kaizen nu este una care se implementează o dată la o anumită perioadă de timp, ci este o activitate zilnică. Printre cele mai importante reguli ale metodei se numără executarea de schimbări, monitorizarea rezultatelor și ajustarea lor. Toate acestea, cu ajutorul experimentelor mici ce sunt adaptate rapid, fără eforturi.

Denumirea metodei provine din “kai” ce ce traduce prin “schimbare” și “zen” ce înseamnă “mai bine”, iar unii specialiști traduc Kaizen prin “a înainta cu pași mici, dar rapizi”. În mediul de business, Kaizen înseamnă, pe scurt, îmbunătățiri mici și constante, care duc către majorarea productivității, a calității și, nu în ultimul rând, a profitului. 

Foarte important este ca aceste mici schimbări să înceapă din departamentele care proiectează produsele sau lucrează la dezvoltarea serviciilor. Asta pentru că soluțiile se pot schimba radical, cu o singură mică schimbare, iar costurile modificărilor se vor dovedi a fi mici spre modice, dacă totul pornește de la primii pași făcuți de companie. 

Conceptul respinge perioadele statice, în care companiile nu trec prin schimbări, și susține inovația sub orice formă și mărime. Problema pe care o confruntă multe societăți este faptul că inovația este una puternică, dar de foarte scurtă durată, așadar apar costuri foarte ridicate, schimbările fiind spectaculoase, direct proporționale cu riscurile asumate ce vin odată cu modificările. Conceptul Kaizen impune abordări practice, schimbări mici, dar dese și un proces continuu, care va avea rezultate pe termen mediu și lung. Astfel, costurile vor fi reduse, la fel și riscurile, iar în cazul în care modificările nu se dovedesc a fi de succes, managerii se pot întoarce la vechile soluții folosite, fără alte costuri suplimentare. 

Cei 5S 

.

.

Principiile Kaizen se bazează pe metoda “5S”, care este formată de fapt din cinci etape. 

Prima este Seiri sau Sortarea, care implică separarea clară a acțiunilor și produselor utile și cele care nu sunt utilizabile. A doua este Seiton sau Sistematizarea / Ordonarea care presupune aranjarea datelor, a informațiilor sau instrumentelor într-o ordine logică. Al treilea pas este Seisou sau Strălucirea / Curățenia, care semnifică eliminarea surselor de pierdere și simplificarea proceselor de muncă. A patra etapă este numită Seiketsu, Standardizarea în română, pas în cadrul căruia se elaborează proceduri și se inițiază idei noi pentru soluțiile descoperite în pașii anteriori ca fiind unele de succes. A cincea etapă, de altfel și ultima, este Shitsuke sau Susținerea / Autodisciplina, ce presupune mai exact respectarea celorlalte patru puncte de mai sus în orice activitate zilnică, la locul de muncă, dar și în viața personală. 

Toate aceste etape aduc diminuare costurilor, prin eliminarea activităților care nu au avut rezultate, inovație constantă, o calitate ridicată a produselor și serviciilor oferite și productivitate, pentru a elimina munca fără rezultate clare.

Pașii Kaizen pot fi realizați atât individual, cât și în echipe mai mari sau mai mici, eficiența sistemului nu depinde de numărul persoanelor implicate, dar sunt necesare ședințe scurte, în cazul echipelor, sau momente de gândire, atunci când este vorba despre un singur individ, pentru a stabili schimbările.

Institutul KAIZEN România 

Institutul KAIZEN a fost înființat în urmă cu 30 de ani, iar acum își desfășoară activitatea în Europa, Africa, Asia-Pacific şi Statele Unite ale Americii. Specialiștii din cadrul institutelor locale oferă doritorilor (oamenii, companiilor și societății civile) o abordare holistică a îmbunătățirii rezultatelor, indiferent de sectoarele de activitate, de la sănătate, la educație, industrie sau impor – export.

Instituția din România oferă consultanță și instruire, atât companiilor mari, cât și IMM-urilor sau persoanelor fizice dornice să-și schimbe stilul de viață și să se bucure de rezultate mai bune, în armonie cu potențialul și provocările mediului propriu. Puteți solicita ajutorul Institutului KAIZEN România accesând site-ul ro.kaizen.com.

Rezultatele companiilor care au apelat la Institutul KAIZEN România nu s-au lăsat așteptate. Supremia Grup a implementat Sistemul de Management Kaizen, iar societatea și-a crescut cifra de afaceri cu 5 milioane de euro în trei ani și a crescut productivitatea globală cu 25%. Stabilus România este o altă companie care s-a bucurat de rezultate favorabile, printre care se numără creșterea productivității cu 30%, reducerea greșelilor de proces cu 70% sau micșorarea numărului de reclamații de la clienți cu 50%. Leman Industrie Timișoara a implementat principiile metodei la începutul anului 2013, iar rezultate nu au întârziat să apară, productivitatea companiei a crescut cu 30%. Un alt exemplu de companie care a beneficiat de Sistemul de Management Kaizen, al Îmbunătățirii Continue a Performanței este Cris-Tim. Productivitatea în companie a crescut cu 30%, iar cifra de afaceri s-a majorat cu 15%.

KAIZEN® este marcă înregistrată Internațional și în România